Invita a tu equipo a DarkFunnels: elige qué apps usa cada persona y si ve el saldo, quita accesos y usa una misma cuenta en varias empresas.
Tu negocio no tiene por qué llevarlo una sola persona. Desde Personas y
accesos invitas por correo a quien te ayuda —quien atiende los chats, quien
despacha, quien lleva las cuentas— y decides, app por app, qué puede usar
cada uno.Esta guía cuenta cómo invitar, qué ve cada persona según lo que le das, cómo
quitarle un acceso y qué pasa cuando una misma cuenta está en dos empresas.
Dónde está. En el menú de la izquierda, abre Administración y pulsa
Personas y accesos. (Directo: optimind.darkfunnels.ai/personas-accesos.)
Invita y reparte accesos quien administra el equipo. De entrada, eso eres
tú: quien crea la cuenta entra con acceso total. Quien no administra el equipo
ve esta pantalla en solo lectura: le sirve de directorio, pero no le
aparece el botón Invitar ni puede mover un interruptor.
Bajo el título Personas y accesos verás cuántas personas y áreas tiene tu
empresa. Invitar y repartir accesos se hace en la pestaña Pirámide.
Zona
Qué es
La barra de arriba
El buscador («Buscar persona, puesto o área…») y, a la derecha, los botones + Área e Invitar.
La bandeja
Aparece cuando hay algo que atender: Invitaciones pendientes y Sin puesto asignado, cada una con su número.
La pirámide
Tus áreas y sus puestos, con quién ocupa cada uno.
El panel de la derecha
En reposo se llama Herramientas. Cuando pulsas el nombre de una persona, pasa a ser su Ficha.
Personas y accesos: arriba, la bandeja (una invitación pendiente y una persona sin puesto); debajo, tu equipo en la pirámide y, a la derecha, la ficha de una persona con «Qué puede ver y hacer» y un interruptor por app.
Tu empresa ya viene con un área y un puesto. El área se llama General
y el puesto, Titular: lo ocupas tú. Para tu equipo puedes crear más puestos
con + Puesto, dentro del área (por ejemplo, «Vendedora» o «Despacho»), y
más áreas con + Área.
Está arriba a la derecha, junto a + Área. El panel de la derecha se
convierte en Sumar persona, con dos pestañas: Invitar nueva persona
(la que viene abierta) y Asignar existente, que sirve para poner en un
puesto a alguien que ya está dentro.
2
Escribe su correo y, si puedes, dale un puesto
En Correo de la persona. A ese correo le llegará la invitación, y con
ese correo entrará después.Debajo está Puesto propuesto: elige uno de tus puestos o déjalo en
— Sin puesto por ahora —. Si va a usar el Copiloto, dale un puesto:
sin puesto, su copiloto no puede hacer algunas acciones (lo cuenta
más abajo).
¿Aún no tienes un puesto para ella? Pulsa Cancelar y, en la pirámide,
el + del área General. El panel se abre ya dentro de esa área y
trae + Crear puesto nuevo aquí.
3
Elige qué podrá usar
En Qué podrá usar hay puntos de partida para no ir uno por uno:
Preajuste
Qué le da
Equipo de ventas
Ventas, Calendario, Órdenes y Copiloto, de entre las que tengas activas.
Personalizado
«Eliges tú, app por app.»
(En algunas cuentas aparece algún preajuste más.)Debajo están los mismos interruptores que tendrá en su ficha, en dos grupos:
Apps y Accesos especiales. Ajusta lo que quieras: en cuanto tocas un
interruptor, el preajuste pasa a Personalizado.
El panel «Sumar persona»: el correo, el puesto, «Qué podrá usar» con el preajuste «Equipo de ventas» elegido y sus interruptores y, abajo, el alcance y lo que pasa al enviar.
El saldo no viene en ningún preajuste. Si quieres que esa persona vea
el saldo, recargue o vea las facturas, enciende a mano Ver saldo y
facturación, en Accesos especiales.
4
Deja el alcance en toda la empresa
En Alcance verás «Toda la empresa (recomendado).» Déjalo así.Si elegiste un puesto, o abriste el panel desde el + de un área,
aparece además la casilla Solo dentro del área…. No la marques salvo
que sepas por qué la quieres: al marcarla, el panel avisa de que algunas
apps aún no reconocen los permisos de área.
5
Revisa «Al enviar» y pulsa «Enviar invitación»
La tablita Al enviar te dice qué pasa en cada momento:
Ahora: se crea la invitación, que vence en 7 días. Nada más cambia.
Al aceptar: entra a tu empresa y recibe lo que elegiste. Si le diste
un puesto, lo ocupa y aparece en la pirámide; si no, aparece en Sin
puesto asignado.
Si no marcaste nada, la invitación no sale y el panel te lo dice:
«Elige qué podrá usar: sin ninguna app, entraría sin ver nada».
6
Guarda el link, por si el correo no llega
El panel muestra Invitación creada y te dice si el correo salió. Debajo
está el Link de activación con el botón Copiar.Ese link no se vuelve a mostrar cuando salgas de esta pantalla o la
recargues. Si el correo no salió, cópialo ahora y mándaselo tú, por ejemplo
por WhatsApp. Pulsa Listo para cerrar.
Nadie da lo que no tiene. Si otra persona administra el equipo contigo,
puede repartir solo los accesos que ella misma tiene. Lo demás le sale trabado
con el aviso «No lo puedes dar: tú no lo tienes.»
Le llega un correo con el asunto «Te invitaron a unirte al equipo en
DarkFunnels» y el botón Activar mi cuenta. Al pie le recuerda que el
enlace vence en 7 días.El botón abre la pantalla Activar tu cuenta, donde escribe Tu
nombre, una Contraseña y la repite en Confirmar contraseña. La
contraseña pide mínimo 8 caracteres, con letras y números.Al pulsar Activar mi cuenta la cuenta queda creada y el panel la manda a
iniciar sesión: entra con su correo y esa contraseña.
No crea otra cuenta ni otra contraseña: se une con la que ya tiene. Tú
lo sabrás al enviar, porque el panel te avisa de que esa persona ya tiene
cuenta y se une con ella.Le llega un correo con el asunto «Moda Sol te invitó a su equipo en
DarkFunnels» (con el nombre de tu negocio) y el botón Unirme al
equipo. Además, lo verá al entrar a su panel.Lo que ve ella paso a paso está en
Una cuenta en varias empresas.
Mientras nadie la acepte, la invitación vive en la bandeja, bajo Invitaciones
pendientes. Cada fila muestra el correo, el puesto propuesto (o sin puesto)
y cuánto le queda: vence en 3d, vence hoy o vencida.
Copiar link aparece solo mientras sigas en la pantalla donde creaste la
invitación.
Revocar la anula: el link de activación deja de funcionar. Te pide
confirmar antes.
Si pulsas el correo, se abre su ficha con lo que recibirá al aceptar y el
botón Revocar invitación.
Una invitación vencida no se borra sola. Sigue en la lista con la marca
vencida, y mientras esté ahí el panel no te deja invitar otra vez a ese
correo: te dice «Ya existe una invitación pendiente para este correo».
Revoca la vencida y vuelve a invitar.
Pulsa su nombre —en la pirámide o en Sin puesto asignado— y a la derecha
se abre su Ficha. Arriba hay un recuadro, Qué puede ver y hacer, que lo
resume en una frase. Por ejemplo:
Lucía puede usar Ventas, Calendario, Órdenes y el Copiloto. No entra a
Inventario. No ve el saldo ni la facturación.
Debajo está su Puesto, que quien administra cambia desde ahí mismo, y
cuatro pestañas:
Pestaña
Para qué
Apps
Los interruptores. Es la que viene abierta y la que más vas a usar.
Permisos
La lista detallada de sus permisos. Desde aquí se revocan.
Actividad
Los cambios que hizo esa persona (por ejemplo, permisos que dio o quitó), de entre los últimos 60 de tu empresa. Lo que le cambiaron a ella sale a nombre de quien lo hizo. Lo ve con datos quien administra el equipo.
Probar
Una herramienta avanzada para comprobar si puede hacer una acción concreta.
En la pestaña Apps hay un interruptor por cada app activa en tu
empresa, más los accesos especiales. Si una app no está activa, aquí no
aparece.
Interruptor
Qué le abre
Ventas
Conversaciones, contactos, agentes y embudos de venta.
Calendario
La agenda de citas, los servicios y sus recordatorios.
Órdenes
Los pedidos con su estado, sus pagos, sus vouchers y su entrega.
Inventario
Almacenes, stock y movimientos de cada producto.
Facturación electrónica
Las boletas y facturas electrónicas de las ventas (si tienes la app).
Envíos
Los despachos con su courier, su tracking y su entrega (si tienes la app).
Copiloto
El asistente de IA del panel. Ve y hace solo lo que esa persona tiene permitido, y gasta saldo de la empresa.
Ver saldo y facturación
El saldo, las recargas, las tarjetas y las facturas de la empresa.
Si tu cuenta tiene otras apps activas, sus accesos aparecen también aquí.Cada cambio vale al instante: al apagar una app, esa persona deja de ver
sus datos en su siguiente consulta, sin que se le cierre la sesión. El panel te
lo confirma con un aviso como «Órdenes: apagado para Lucía».
Ventas se da entera. Quien tiene Ventas ve todas las conversaciones y
los contactos de tu empresa, y puede trabajar con tus agentes y su manual. No
hay un permiso más fino, ni por agente ni por conversación: asignarle un chat
a alguien no impide que otro lo abra. Dale Ventas a quien le confiarías tu
bandeja completa.
Si la ficha dice solo Acceso total, esa persona tiene el permiso «todos»:
ve y administra todo, no tiene interruptores y ese acceso se cambia en la
pestaña Permisos.Quien creó la cuenta aparece como Acceso total (superadmin): también ve y
administra todo, pero debajo sí se ven sus interruptores, y solo los cambia un
superadmin.
Cada persona ve en su menú las apps que puede usar. Una app aparece cuando
está activa en la empresa y esa persona tiene su interruptor encendido.
Vale para el menú de la izquierda, la barra de abajo en el teléfono, el
buscador ⌘K y el Inicio.Sin Ver saldo y facturación, además:
no ve en la barra de arriba ni el Saldo ni Agentes contratados;
no le aparece el bloque Dinero de Administración (Saldo y
facturación y Consumo) ni Referidos;
no ve el botón Crear agente ni la lista de arranque del Inicio
(«Pon tu empresa a operar»), salvo que administre las apps.
Y sin Ventas, no le sale la campana de avisos del navegador.Personas y accesos lo ve todo el equipo; quien no administra, en solo
lectura.Si alguien escribe a mano la dirección de una app que no tiene, no se le rompe
la página: ve «No tienes acceso a Órdenes» (o la app que sea) con el
mensaje «Pídele acceso a quien administra tu equipo.» y un botón para volver
al Inicio.
Su menú se pone al día sin cerrar sesión. Los datos se le cierran al
instante, pero el menú se actualiza cuando vuelve a la pestaña del panel —como
mucho una vez por minuto— o al recargar la página.
El copiloto es un interruptor más. Sin él, esa persona no ve el botón del
copiloto.Con él, el copiloto trabaja con los permisos de esa persona: si no tiene
Órdenes, su copiloto tampoco puede leer tus pedidos. Y lo que cada persona
habla con su copiloto es suyo: sus conversaciones no las ve nadie más del
equipo, tampoco el dueño.
Dale un puesto a quien use el Copiloto. Sin puesto, hay acciones que su
copiloto no puede hacer: le dirá que no tiene un puesto activo y que pida que
se lo asignen. Se lo das en su ficha, en Puesto, o con Asignar a
puesto… si aparece en Sin puesto asignado.
Lo que hace la IA gasta saldo de la empresa, también el copiloto de tu equipo.
Si no quieres ese gasto, apágale el interruptor.
Abre su ficha, pestaña Apps, y apaga los interruptores. Vale al
instante.Si al apagarlo se queda sin Ventas, los envíos que esa persona dejó en
cola se cancelan; el aviso te dice cuántos.
2
Revisa la pestaña «Permisos»
Lo que no es un interruptor —por ejemplo, administrar el equipo o las
apps— se quita aquí. En esta lista cada permiso sale con su nombre
técnico: administrar el equipo es «manage_grants» y administrar las apps,
«manage_apps».Pulsa Revocar en la fila que lo trae y confirma con Confirmar
revocación. Revocar quita la fila entera, con todo lo que trae: antes
de confirmar, el aviso te dice exactamente qué pierde.
3
Si aún no había entrado, revoca la invitación
En Invitaciones pendientes, Revocar. Su link deja de funcionar.
Con todo apagado, su ficha dice que al entrar no verá nada. Puede seguir
iniciando sesión con su correo, pero sin apps ni saldo. Desde Personas y
accesos no hay un botón para sacar a alguien de la empresa del todo; si lo
necesitas, escríbenos.
«Quitar del puesto» no le quita apps. Ese botón de la ficha solo la saca
del puesto: conserva su cuenta y sus permisos, y pasa a Sin puesto
asignado. Eso sí, sin puesto su copiloto deja de poder hacer algunas
acciones.
No te puedes dejar fuera a ti mismo. Si administras el equipo gracias a un
permiso que te dieron, el panel no te deja quitarte el último: en ese permiso
verás «Es tu acceso para administrar: no te lo quitas tú.» Quien creó la
cuenta no ve ese aviso, porque su acceso total no está en esa lista. Así tu
empresa no se queda sin quien la administre.
Un mismo correo puede estar en varios negocios: por ejemplo, el tuyo y el
de un cliente que te invitó. Es la misma cuenta y la misma contraseña.Para entrar a otra empresa, alguien que administra su equipo te tiene que
invitar. Desde tu cuenta no se crea una empresa nueva, y registrarte otra
vez con el mismo correo tampoco la crea.Cada empresa decide sus propios permisos: puedes tener acceso total en la tuya
y solo Ventas en la otra. Y mientras trabajas en una, el panel te muestra lo de
esa empresa: sus conversaciones, sus clientes, su saldo.
Llega con el asunto «Moda Sol te invitó a su equipo en DarkFunnels» (con
el nombre del negocio que te invita). Pulsa Unirme al equipo.
2
Confirma con la cuenta que ya tienes
Se abre Únete a Moda Sol.
Si ya tenías la sesión abierta, pulsa Unirme a Moda Sol.
Si no, pulsa Entrar para unirme, inicia sesión con el correo y la
contraseña que ya usas, y confirma.
No necesitas otra contraseña y sigues teniendo acceso a lo que ya usabas.
3
Ya estás dentro
El panel te avisa con «Te uniste a Moda Sol» y te lleva al Inicio de esa
empresa.
Al entrar a tu panel también te enteras. Si tienes una invitación
pendiente, al abrir el panel sale el aviso «Moda Sol te invitó a su
equipo». Ese aviso no te une: para unirte hay que abrir el enlace del correo,
porque así se comprueba que el correo es tuyo.
Más tarde lo esconde por ahora.
Reenviarme el enlace te manda un enlace nuevo a tu correo. El anterior
deja de servir.
Es el círculo con tus iniciales, el último de la barra de arriba a la
derecha. Arriba del menú ves tu nombre, tu correo y la empresa en la que
estás.
2
Elige la empresa
Debajo aparece una fila por empresa. La actual dice Estás aquí; las
demás, Cambiar a esta empresa. Pulsa la que quieras.
3
El panel se recarga en esa empresa
Te deja en su Inicio, con su menú, sus permisos y sus datos.
Si tu cuenta está en una sola empresa, estas filas no aparecen.
La empresa activa es de tu cuenta, no de la pestaña. Si cambias de empresa
en el teléfono, cambias también en la computadora. Las otras pestañas del mismo
navegador se recargan solas.Para que no guardes algo en la empresa equivocada, antes de guardar el panel
comprueba en qué empresa está tu cuenta. Si cambió por el camino, te avisa con
«Tu cuenta está trabajando en Moda Sol: te llevamos ahí.» y te lleva a ella.
Vuelve a la empresa que querías y repite el cambio.
Si conectaste Claude o ChatGPT: cada conexión queda fijada a la empresa
que tenías activa la primera vez que tu asistente la usó, y trabaja con tus
permisos de esa empresa. Si cambias de empresa en el panel, esa conexión no
guarda cambios hasta que vuelvas a esa empresa o la reconectes, y lo que lea
ya es de la empresa que tienes activa ahora. Más en
La URL de conexión.
Invitar es de quien administra el equipo. Si no lo ves, la pantalla está
en solo lectura para ti: pídele a quien administra tu equipo que invite, o
que te dé ese permiso.
«Ya existe una invitación pendiente para este correo»
Ya invitaste a ese correo. Pulsa Ver invitación para abrirla: si dice
vencida, revócala y vuelve a invitar. Si sigue vigente y ya no tienes el
link a mano, revócala e invita de nuevo.
Sale un error al enviar la invitación
Puede que el aviso no diga el motivo. Las dos causas más comunes:
Esa persona ya está en tu equipo. No hace falta invitarla: búscala en
la pirámide o en Sin puesto asignado, abre su ficha y cambia sus
interruptores.
Ese correo ya tuvo acceso a tu empresa y hoy está suspendido o dado de
baja. Desde el panel no se puede invitar de nuevo: escríbenos y lo
reactivamos.
A la persona no le llegó el correo
Que revise la carpeta de spam. Si sigue sin aparecer:
Si no tenía cuenta: mándale tú el link si todavía lo tienes a mano.
Si no, revoca la invitación e invita otra vez.
Si ya tenía cuenta: que entre a su panel y, en el aviso de la
invitación, pulse Reenviarme el enlace.
Al abrir el link sale «Enlace inválido.»
La invitación ya se usó, se revocó, venció o se pidió un enlace nuevo con
Reenviarme el enlace (el anterior deja de servir). Si te llegó un
correo más reciente, usa ese; si no, pide que te inviten de nuevo.
«Esta invitación es para…» otro correo
Abriste el link con la sesión de otra cuenta. La invitación es para el
correo al que llegó: pulsa Entrar con la cuenta de… y entra con ese
correo.
«quien te invitó ya no puede invitar a esta empresa»
Entre que te invitaron y que abriste el link, esa persona dejó de
administrar el equipo o ya no está en la empresa. Pide que te invite otra
persona que lo administre.
Entró y no ve nada, o le sale «No tienes acceso a…»
Le falta el interruptor de esa app. Enciéndelo en su ficha, pestaña
Apps. Los datos se le abren al instante; su menú se pone al día cuando
vuelva a la pestaña del panel o recargue la página.
Su copiloto le dice que no tiene un puesto activo
Dale un puesto: en su ficha, en Puesto, o con Asignar a puesto… si
aparece en Sin puesto asignado. Si no tienes un puesto que encaje,
créalo con + Puesto dentro de un área.
Un interruptor no se deja mover
Debajo del nombre del interruptor está el porqué:
«No lo puedes dar: tú no lo tienes.» — puedes repartir solo lo que
tienes.
«Viene de un permiso de toda la organización: se cambia en
«Permisos».» — ese acceso no llegó por el interruptor; quítalo en la
pestaña Permisos.
En la ficha de quien creó la cuenta, el recuadro Acceso total
(superadmin) avisa de que sus interruptores «solo otro superadmin los
cambia».
No me deja eliminar mi cuenta
Lo explica la tarjeta Eliminar cuenta de tu Perfil (menú de tu
cuenta, arriba a la derecha → Perfil):
Si la empresa que tienes abierta no la creaste tú: «Solo el dueño del
negocio puede eliminar la cuenta. Pídeselo a quien la creó.»
Si la creaste tú, pero entras con Google: «Tu cuenta entra con Google y
no tiene contraseña que confirmar. Escríbenos y la cerramos por ti.»
Si la creaste tú y tu cuenta también está en otra empresa: «Tu cuenta
también está en otra empresa. Escríbenos y cerramos este negocio sin
quitarte el acceso a la otra.»
Las apps
Qué hace cada app y cómo se activa en tu empresa.
Seguridad y privacidad
Quién puede ver los chats de tus clientes, también desde DarkFunnels.
